Das Kalkulationsprogramm

So manche Produktionsfirma wurde von einem einzigen Film in einen bodenlosen Abgrund hineingestürzt, ohne dass etwa ein überhöhtes Drehverhältnis, ein unfähiger Regisseur oder eine längere Drehzeit die Ursache waren.

Ursache war vielmehr eine fehlerhafte Kalkulation. Und das kann, da der Produzent für alle Überziehungen haftet, eine ganze Firma vernichten.

Computer sind aus Filmproduktionen heute nicht mehr wegzudenken, sodass diverse Programme, die leider oftmals nicht aus der Produktionspraxis sondern aus Programmierschmieden stammen, sich anschicken, dem Produzenten unter die Arme zu greifen.

Aus der Produktionspraxis entstammt CineCalc, eine Mustervorlage für Microsoft Excel, die einfach zu bedienen ist und den Richtlinien des FFA-Kalkulationsschemas entspricht. Die Bedien-Grundlagen geben zugleich wichtige Informationen zur Filmkalkulation allgemein.

 

 

 

Professionelles Kalkulieren

Jahrelange Entwicklung und Optimierung an professionellen Produktionen haben CineCalc seine große Praxisnähe verschafft. Bis zu drei zu getrennte Ländereffekte lassen sich gleichzeitig ausweisen; für Vorbereitungs- und Drehphase lassen sich unterschiedlich hohe Gagen kalkulieren. Zudem vermittelt die professionelle Oberfläche bei Institutionen, Kunden, Förderungen und Fernsehanstalten das nötige Maß an Seriosität.

Ganz gleich, ob bei erfolgreichen Einreichungen für Förderungen, Koproduktionen mit Fernsehanstalten oder Abschlussprüfungen durch Treuhandunternehmen, die Kalkulation hat sich stets bewährt. Neue planerische Erfordernisse aus konkreten Projekten haben direkten Eingang in das Programm gefunden.

Durch eine möglichst vorausschauende und intuitive Abfrage der wichtigsten Kostenfaktoren eines Filmes, der Erfahrungen zahlloser Projekte zugrunde liegen, wird mit CineCalc eine realistische und damit professionelle Kostenplanung möglich.

Aus Basisinformationen wie Programmlänge, Drehverhältnis und Format generiert das Programm automatisch die für die Kostenrechnung erforderlichen Werte.

Der bewährte Aufbau ist zugleich wertvolle Prüfliste für die unzähligen Kostenpositionen, die bei einem Film auftreten können. Voraussetzung bleibt Ihre präzise Analyse und Einschätzung von Drehbuch, Gestaltungsabsicht und Aufwand.

 

FFA

Grundlage für CineCalc ist das so genannte FFA-Formular, allerdings um unzählige Differenzierungen und Anlagen erweitert, die alle nach dem Übersichtsblatt „Zusammenfassung“ folgen.

Auf diese Weise bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie lediglich die Standard-Formularseiten an Fördergremien, Fernsehanstalten oder Auftraggeber weitergeben oder einzelne bzw. sämtliche Anlagen hinzufügen wollen.

Einige Bereiche werden sinnvollerweise pauschaliert. Niemand erwartet von Ihnen, dass jedes Stück Obst ihrer Setdekoration oder jede Schraube in der Kalkulation einzeln aufgeführt wird. Aber man erwartet von Ihnen realistische Werte, die sowohl der Prüfung als auch der späteren Kostenwirklichkeit standhalten.

Drop-down-Zellen bieten automatisch sinnvolle Werte zur Auswahl an, was nicht nur praktisch ist sondern auch Fehler vermeiden hilft.

Ganz nebenbei bietet Ihnen CineCalc auch die Möglichkeit, von einem vorgegebenen Budgetrahmen aus das Geld auf die einzelnen Positionen zu verteilen, um planen zu können, wie viel Sie den einzelnen Bereichen an Etat zugestehen können.

Es soll auch schon Produzenten gegeben haben, die über ein zu großes Budget verfügt haben, und mit dieser Methode durch gezielte Eingaben hier und da die Kosten so lange hochgerechnet haben, bis das überhöhte Budget erreicht war. Auch munkelt man, dass manche Produktionen bemüht sind, ihre Budgets geringfügig auszuweiten, um auf diese Weise die H.U.s, die prozentual vom Gesamtbudget abhängen, entsprechend stattlich zu gestalten.

Die Förderungen haben dagegen, zumindest bei den höheren Etats, in Form von Sonderregeln gewisse Schranken gegen Missbrauch vorgesehen. Außerdem lassen sich Auftraggeber wie Fernsehsender etc. auch nicht so einfach überhöhte Budgets abknöpfen.

Aber eigentlich soll CineCalc Ihnen helfen, realistische Kalkulationen als Grundlage für eine Produktion zu erstellen und keine Mogelpackungen...

Kernkosten

Besonders interessant bei einer Kalkulation ist stets der Bereich Kamera und Zubehör. Hier einige Beispielpositionen einer Spielfilmproduktion, die auf Super 16 gedreht wird. Drehzeit: 34 Tage. Auch wenn inzwischen fast ausschließlich digital gedreht wird, ist das Prinzp das Gleiche wie bei einer klassischen Filmkamera.

 

Meist besteht das Equipment aus weit mehr Bestandteilen, als jene, die man in der Kalkulation auflisten kann. Da kommen ganz leicht 50 Positionen zusammen, denn auch der Bereich Kamera hat sich zu einem High-Tech Unternehmen entwickelt. Doch da es niemand zuzumuten ist, innerhalb einer Kalkulation unzählige Einzelpositionen zu lesen, werden nur die wichtigsten und teuersten Bestandteile aufgeführt und Kleinteile summiert. Niemand erwartet von Ihnen, dass Sie jeden Zoomhebel, jedes Schräubchen in die Kalkulation hineinschreiben. So listet man beispielsweise nicht alle Standardfilter für die Kamera (82er, 85er, ND, Fog etc.) einzeln auf, sondern schreibt einfach fünf Filter in die entsprechende Zeile. Genauso kann man natürlich auch Optiken etc. aufsummieren.

 

Die Positionen in CineCalc erklären sich von selbst. Die Zahl der Drehtage muss eingegeben werden und auch der Tagespreis entsprechend der Preisliste des Verleihers. Unterhalb jeder Kalkulationsposition befindet sich ein Feld zur Eingabe von Rabatten. Hier kann der Prozentsatz eingegeben werden, den einem der Geräteverleih als Nachlass einräumt. Nur die rabattierte Summe wird dann in die Zusammenfassung der Kosten automatisch übernommen.

 

 

Die Tongeräte werden natürlich ähnlich wie die Kameraseite behandelt. Das bedeutet, auch hier gibt es weitere Positionen für Zubehör wie Mikrofone, Korbwindschutz, Funkmikros, Angeln etc. Und diese werden natürlich in gleicher Weise rabattiert. Eigentlich lassen viele Verleiher über gewisse Preisnachlässe mit sich reden. Kaum jemand zahlt den vollen Mietpreis.

 

Sehr deutlich kann man erkennen, welch hohen Kostenfaktor gute Objektive darstellen. Und auch die Video-Ausspiegelung (video assist) im Bereich zusätzliche Kameraausrüstung ist sehr teuer. Die fällt glücklicherweise bei heutigen Digitalkameras weg. Natürlich gehen davon auch wieder Rabatte ab, aber dennoch sind es relativ hohe Kosten. Deshalb kann es in manchen Bereichen sogar sinnvoller sein, Equipment selbst zu kaufen, statt es zu mieten.

 

 

Mobilität am Set

Vor, bei und nach Dreharbeiten werden in der Regel viele Fahrzeuge benötigt, weit mehr, als der oder die regulären Firmenwagen einer Filmproduktion. Diese müssen selbstverständlich kalkuliert und auch von den Versicherungen und vom Benzin,- oder Dieselverbrauch her möglichst genau vorab eingeschätzt werden.

 

Diese Beispielseite des Kalkulationsprogramms Cinecalc ist eine aus der Vielzahl von Anlagen und Unterseiten zum Bereich Technik. Abgesehen von Fahrzeugen im Bild entstehen allein für Transportmittel einige Kosten:

 

 

Technische Kosten

Die technischen Kosten beim Film sind von sehr vielen Faktoren abhängig. Hier sehen Sie beispielhaft die Kalkulation eines Drehs, der noch auf analogem Film gemacht wurde.

 

Das Drehverhältnis (wie viel mal mehr Material man verbraucht, also der Film insgesamt lang wird), worauf man dreht (Film, Video, 16, 35 mm), wie man bearbeitet, wie man schneidet, ob es ein Blow-up gibt, ein Digitales Intermediate, wie aufwändig das Grading wird,- all diese Fragen wollen beantwortet sein.

 

Berechnen und vor allem in Form einer Checkliste durchgehen kann man all diese Punkte in der Abteilung Kopierwerk und Bearbeitung in CineCalc. Selbstverständlich gibt es in CineCalc auch eine Sektion "Digital Postproduction". Wie überall in CineCalc können Sie in den blau unterlegten Zellen Ihre Werte eingeben. Auch wenn diese Abbildung keine direkte Eingabe erlaubt, können Sie doch recht genau erkennen, was so alles in diesem Bereich berechnet werden muss.

 

Die Arbeitsabläufe im Detail werden im

Online-Seminar oder teilweise auch im Handbuch zu CineCalc erläutert.

 

 

 

 

Chaos sortieren

Die Gagen sind Verhandlungssache. Eine Richtlinie stellen die Tarife der Gewerkschaft Verdi (Gewerkschaft) dar, die diese mit den beteiligten Produzentenverbänden ausgehandelt haben. Doch man sollte nicht unterschätzen, welche Zusatzkosten die so genannten Personal-Nebenkosten darstellen.

 

Haben Sie schon mal versucht, ausgerüstet mit Listen, Richtlinien, Taschenrechner und Buntstift, die Sozialabgaben, Zuschläge etc. für einen einzelnen Mitarbeiter zu berechnen. Ganz schön heftig, nicht wahr. Aber keine Sorge, CineCalc (Vollversion) nimmt ihnen das ab und zwar für sämtliche Mitarbeiter ihrer Produktion. In der Lite-Version von CineCalc können die Personalnebenkosten als Prozentsatz aus den Summen der Gagen berechnet und als Pauschalen eingegeben werden. Für die Zuschläge (Überstunden, Feiertage etc.) kann man mit Pauschalen arbeiten.

 

Neue Spielregeln

Ein schwieriges Kapitel. Alle paar Jahre setzen die Gewerkschaften oder der Gesetzgeber oder wer auch immer, alle verfügbare Energie daran, die Abrechnungsmodalitäten noch komplizierter zu gestalten, als sie bisher schon waren. Viele innere Widersprüche werden bei dieser Gelegenheit ebenfalls eingebaut und gelegentlich durch vorsichtige Rundschreiben etwa an die Mitglieder der Gewerkschaft für einen Irrtum erklärt.

 

Da Sie mit CineCalc  im Lauf der Jahre viele Kalkulationen erstellen werden, haben wir Ihnen die Möglichkeit geschaffen, die Veränderungen der Sätze selbst einzugeben. Zu diesem Zweck befinden sich über dem Bereich der Nebenkosten diverse Eingabefelder für die Höhe der Krankenkassenkosten, der Zuschläge auf Nachtarbeit, Feiertage etc.

Dies sind die jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen (Höchstgrenzen) der Krankenkassen, und wie die Dinge in der Welt so stehen, werden sich diese gewiß auch bei Gelegenheit wieder mal erhöhen. Basis für uns sind die Sätze der AOK. Hier erhalten Sie im Zweifelsfall die aktuellen Werte. Natürlich gibt es immer auch Ksssen die teurer und andere die etwas günstiger sind, doch als Mittelwert für die Vorkalkulation funktionieren die Werte der AOK bestens.

 

Also wenn die Anschaffung oder Ihr letztes Update von CineCalc  bereits länger zurückliegen, dann überprüfen Sie bitte, ob die wichtigsten Werte der Personalnebenkosten noch stimmen.  Die farbig markierten Felder können von Ihnen jederzeit aktualisiert werden.

Grundsätzlich gilt: Der Bereich Personalnebenkosten geht von der Annahme aus, dass die Einheit der Abrechnung in der ersten drei Blöcken grundsätzlich in Wochen ausgewertet wird, die sonstigen Kräfte im vierten Block (Sonstiger Stab) nach Tagen!

 

Kommen Sie bitte nicht auf die Idee, den Beleuchtern Wochenpauschalen aufs Auge drücken zu wollen. Dies widerspricht nicht nur der Praxis, sondern es bringt die programmierten Sätze von CineCalc derart durcheinander, dass die berechneten Überstundensätze oder Zuschläge etc. nicht mehr den tatsächlichen Sätzen entsprechen.

 

Also belassen Sie es bitte bei den Tagessätzen im vierten Block. Und umgekehrt bitte in den oberen Blöcken die allgemein üblichen Wochengagen belassen, und nicht plötzlich Tagesgagen einsetzen wollen. Wenn Ihr Dreh nur 3 Tage dauert, dann geben sie bitte 1,7 in der betreffenden Spalte ein.

 

Urlaub

Damit Sie jedoch auch entscheiden können, ob und wer Anrecht etwa auf Urlaubsabgeltung hat, oder wer sozialversicherungspflichtig ist, gibt es ganz links am Anfang der Felder für Sozialabgaben zwei Spalten in denen Sie jeweils Ja oder Nein eingeben können.

 

In der Regel werden Sie in der Spalte Vers. Pflicht? ein „Ja“ eingeben, denn wie allgemein bekannt ist, duldet der Gesetzgeber nur für ganz wenige, handverlesene Berufe die Rechnungstellung. Das sind etwa der Filmarchitekt, der Autor oder der Regisseur. Manche Teammitglieder behaupten zwar vehement das Gegenteil, aber es sollte bei wenigen Ausnahmen wie “Produktionsberatung“, “Look-Design“ oder “Licht-Design“ bleiben.

 

Urlaubsanspruch

Wenn ihr Mitarbeiter mehr als 7 Arbeitstage zusammenhängend bei Ihnen beschäftigt ist, erwächst daraus ein Urlaubsanspruch. CineCalc wertet ihre Eingaben aus, und berechnet die Zahl der Urlaubstage, und den Betrag, den es kostet, diese Urlaubstage auszuzahlen. Das Programm erkennt übrigens auch, wenn Sie versehentlich jemand Urlaub verschreiben wollen, der weniger als 7 zusammenhängende Arbeitstage bei Ihnen beschäftigt ist. In dem Fall wird einfach automatisch kein Urlaub berechnet. Sie können aber auch, und das ist im Low- Budget-Bereich durchaus üblich mit dem Team vereinbaren (Vertragsbestandteil), dass keine Urlaubsgelder gezahlt werden.

 

Nachtzuschläge

Die Nachtzuschläge werden in Stunden berechnet. Geben sie also bitte ein, wie viele Stunden Nachtdreh sie beabsichtigen. Die Zuschläge für Sonntage oder Feiertage hingegen berechnen sich nach Tagen. Hier also bitte einzelne Tage eingeben!

 

Überstunden

Die Anzahl der Überstunden bezieht sich auf die gesamte Drehzeit und errechnet, verteilt auf die Wochen eine durchschnittliche Überstundenzahl pro Woche, die wiederum dafür ausschlaggebend ist, wie hoch der prozentuale Zuschlag pro Stunde ausfällt. Der unterscheidet sich nämlich in Abhängigkeit davon, ob 2, 6 oder mehr als 10 Stunden pro Woche Überstunden sind. Wie schon gesagt, man hat sich viel Mühe gegeben, es kompliziert zu gestalten. Aber keine Sorge, CineCalc berechnet die voraussichtlichen Kosten so genau wie möglich.

 

Spesen

Inzwischen differenziert man 3 unterschiedliche Abwesenheiten vom Firmensitz. 8, 14 und 24 Stunden. Bitte geben sie ein, wie viele Tage der jeweiligen Dauer der betreffende Mitarbeiter vom Firmensitz abwesend sein wird. Übrigens: Sollten Sie versehentlich in der Spalte mehr Tage eingegeben haben, als der Mitarbeiter überhaupt Arbeitstage in ihrem Projekt hat (Kann ja mal vorkommen, in der Eile...) warnt Sie das Programm indem es die Zahl der verbleibenden Drehtage (rechts neben den Eingabefeldern) rot einfärbt. In diesem Fall bitte korrigieren!

 

Sozialnebenkosten

Bei den Kosten der Krankenkasse, der Rentenversicherung und Pflegeversicherung wurde im Prinzip die AOK-Liste verwendet, die im oberen Durchschnitt angesiedelt ist. Gewiß wird es im Team auch Mitarbeiter geben, die in günstigeren Kassen (Technikerkrankenkasse etc.) versichert sind, aber eben auch andere, die teurer versichert sind, oder gar privat und dafür einen Arbeitgeberanteil erwarten. So ergibt sich am Ende ein Durchschnittswert, der relativ nahe am Durchschnittswert liegt, den CineCalc für Sie ermittelt hat.

 

Erschrecken Sie nicht über die hohen Beiträge zur Krankenkasse. Das ist realistisch. Die Kassen hängen nämlich der umstrittenen Meinung an, dass Filmschaffende 12 Monate im Jahr arbeiten und durchgehend hohe Monatsgehälter bekommen.

 

So kann es Ihnen passieren, wenn Sie etwa als Regisseur für einen Film, an dem Sie 1 Jahr arbeiten, Ihr Honorar in einem einzigen Monat ausgezahlt bekommen, dass die Krankenkasse in der Annahme einen Spitzenverdiener vor sich zu haben, den Höchstsatz kassiert. Bei 7500,- Euro,- Regiegage (Nachwuchsreihe ZDF oder SWF) zieht Ihnen die Kasse an Sozialnebenkosten 1700,- Euro,- ab. Für das Finanzamt bleiben Sie glücklicherweise unter der Besteuerungsgrenze. Bleiben für den Lebensunterhalt und die Minimum-Sozialnebenkosten während des restlichen Jahres noch 5800,- Euro. Glückwunsch!

 

Verpflegung

Bitte kreuzen Sie in der Spalte für Catering ein X an, wenn Sie für die betreffenden Teammitglieder oder Darsteller ein solches vorgesehen haben. Einerseits berechnet CineCalc hierfür die Kosten, andererseits nimmt es die vom Gesetzgeber vorgesehene Verrechnung mit Spesen etc. vor. Essen am Drehort wird nämlich als Einnahme (genauer geldwerter Vorteil) betrachtet!

 

Bei der Zusammenfassung von Personalnebenkosten findet sich auch eine Position LST auf Catering. Diese Position berücksichtigt, dass der Gesetzgeber beschlossen hat, Tagessätze für Verpflegung steuerpflichtig zu machen. Diese werden schlicht als Einnahme gewertet, auch wenn die Ausbeute lediglich mit dem Mund erfolgt, und nicht per Scheck oder  Banküberweisung. Das sind diese so genannten Geldwerten Vorteile etc. Nun ja, also das müssen Sie auch kalkulieren und bedauerlicherweise auch zahlen. Allerdings gibt es auch inzwischen Urteile und Fälle, wo davon ausgegangen wird, dass diese Beträge wegen der Schwere der Arbeit nicht als Geldwerter Vorteil gewertet werden können. Wenn Sie das Risiko eingehen wollen, können Sie die Steuersätze auch nullen. Das reduziert die Produktionskosten.

 

Vergessen Sie bitte nicht, auch bei den Darstellern und den Komparsen die betreffenden Eingaben zu machen. Auch für Komparsen müssen sie, allerdings nur pauschal Sozialabgaben leisten! Die linke Spalte listet die Gesamtzahl der Komparsen und Tage auf. Rechts bitte die Kreuzchen für das Catering nicht vergessen! Damit die Damen und Herren nicht hungern oder dürsten müssen...

 

Sonstige Kassen

Dann gibt es da noch die Zusatzversorgungskassen der Rundfunkanstalten. Wenn sie dort Mitglied sind, müssen Sie Beiträge für Ihre Mitarbeiter, die ebenfalls Mitglied sind, abführen.

 

Berufsgenossenschaft

Produzenten sind in der Regel Mitglied bei der Berufsgenossenschaft, über die ihre Mitarbeiter dann auch gegen Berufunfälle versichert sind. Dafür muss der Produzent einen Prozentsatz von den Sozialnebenkosten an die Berufsgenossenschaft abführen, in der Regel erfolgt dies jährlich. Ganz oben (U68) können Sie CineCalc  mitteilen, ob Sie Mitglied sind. Die für den Filmbereich zuständige Berufsgenossenschaft ist die BGFE, die Berufsgenossenschaft für Feinmechanik und Elektrotechnik.