Ausgaben ohne Beleg sind als Gewinn zu versteuern

Auch wenn man während der Dreharbeiten ja eigentlich alle Hände voll mit Kreation und Organisation zu tun hat: Bei einem abendfüllenden Spielfilmprojekt entsteht ein sehr großer Aufwand an Buchhaltung. 10 bis 20 mit Belegen prall gefüllte Aktenordner sind durchaus üblich.

Unzählige kleinere und größere Ausgaben wollen belegt und eingebucht sein, denn jede Ausgabe, die sich nicht nachweisen lässt, muss die Produktion aus eigener Tasche bezahlen und zudem als Gewinn versteuern. Leider kommt dies häufiger vor, als man denkt.

Abenteuer eines Quittungsblocks

In der Praxis werden in der Hektik des Drehalltags unzählige Ausgaben getätigt. Hier rasch ein Klebeband aus dem Schreibwarenladen, da 20 Euro für den Hausmeister des Motivs, um ihn freundlicher zu stimmen. 100 Euro für den Mopedfahrer, dessen Gefährt eine leichte Schramme beim Ausladen der Lichtstative erlitt. 40 Euro für die Bauarbeiter, damit sie immer wenn die Kamera läuft, auf Ansage die Presslufthämmer pausieren lassen. Manche Ausgabe lässt sich gar nicht schriftlich belegen, manchmal fehlt die Zeit oder aber es gibt Belege, die nicht einmal das Papier wert sind, auf dem sie stehen.

Spätestens bei der Prüfung durch die Treuhand (wenn der Film z. T. mit Fördergeldern entsteht), durch das Finanzamt oder die Krankenkassen verursachen ungültige Belege eine Menge Probleme und häufig genug Kosten. Filmbuchhalter oder Filmgeschäftsführer warnen stets vor Drehbeginn vor den unbrauchbaren Quittungen, doch jeder Produzent kann nach Abschluss eines Filmes mindestens eine Handvoll davon ins Altpapier werfen.

Wie sehen sie aus, die „Schrottbelege“?

Besonders verbreitet sind die so genannten Eigenbelege. Wenn man Geld ausgibt, welches nicht durch die üblichen Wege der Buchhaltung fließt, wird gerne zum Eigenbeleg gegriffen. Was die Produktion damit später bei der Buchhaltung anfangen kann wird nicht reflektiert. Besonders Requisite, Ausstattung und Kostüm aber auch die Aufnahmeleitung verfügen hier manchmal über beeindruckenden Variations-, und Fantasiereichtum. Nicht nur die berühmten Quittungsblöcke, die man im Schreibwarengeschäft im Sixpack erwirbt, auch alle anderen Untergründe, auf denen Kugelschreiber haften bleibt, von der Brötchentüte bis zum Pizzakarton, dienen für allerlei „Special Effects“.

• Da findet sich dann unter „Spendenquittung“ (Man kennt das von Kirchen, gemeinnützigen Vereinen etc.) in ordentlichen Druckbuchstaben säuberlich ausgefüllt: Eigenquittung. 50 Euro Spende Kaffeekasse an Klinikum, Leih von OB-Kittel und Atemmaske. Datum und Unterschrift vom Ausstatter höchstpersönlich. Gewiss keine Spendenquittung, ist der Ausstatter doch weder eine Kirche noch ein eingetragener Verein. Der Beleg ist bei keinem Finanzamt der Welt absetzbar.
• Beliebt sind auch Quittungen, auf denen man von den Straßenmusikern an der Ecke mal rasch den Erhalt von 500,- Euro bestätigen lässt. Ist schon richtig, die Herren haben im Bild musiziert, aber das dürfen sie gegen Bezahlung nur auf Lohnsteuerkarte. Schlecht für die Produktion. Entweder sie macht sich eines Vergehens strafbar oder sie muss Geld, welches sie ausgegeben hat, als Gewinn versteuern.
• Weit verbreitet sind auch unleserliche Quittungen auf denen lediglich der mehrstellige Barbetrag lesbar ist, der Verwendungszweck oder gar der Empfänger jedoch nicht. Komparsenquittungen nur mit einem Namen ohne Adresse eignen sich ebenfalls gut fürs Papier-Receycling.

Spielregeln

Sie sollten Ihrem Team unmissverständlich und vor Drehbeginn, am besten in schriftlicher Form, folgendes mitteilen: Im Sinne einer ordentlichen Buchführung eines Filmvorhabens ist die Einhaltung folgender Formalien für die Abrechnung von Kassenbelegen unumgänglich:

Rechnungen/Quittungen bis 100 Euro (brutto)

1. Name und Adresse des Händlers/Lieferanten
2. Datum
3. Art und Umfang der Leistung/gekauften Ware
4. Bruttorechnungsbetrag
5. Mehrwertssteuersatz

Rechnungen über 100 Euro

1. Name und Adresse des Händlers/Lieferanten
2. Name und Adresse des Leistungsempfänger (=Filmproduktion)
   Exakte Firmenbezeichnungen: GmbH, KG, AG etc.!
3. Datum
4. Art und Umfang der Leistung/gekauften Ware
5. Nettorechnungsbetrag (=Entgelt)
6. Mehrwertssteuerbetrag

Bewirtungsquittungen (Restaurantrechnungen)

1. Jeder Beleg wird einzeln abgerechnet. Rückseite muss unbedingt ausgefüllt werden. Dabei beachten:
2. Anlass der Bewirtung
3. Wer wurde bei dem Essen bewirtet?
4. Datum und Unterschrift des Bewirtenden (=Filmproduktion!)

• Keine Zusammenfassung von Belegen. Keine Pauschalbelege (Essen und Getränke 300,-) sondern
  1. Einzelaufstellung aller Positionen
  2. Nur Maschinenbelege werden akzeptiert, handgeschriebene Quittungen sind wertlos!
  3. Bei Rechnungen über 100 Euro brutto Angabe des Rechnungsempfängers (Produktion)
     durch die Gaststätte

Wie werden die Belege sortiert und aufbereitet?

Belege, die kleiner als A4 sind, werden auf A4-Blätter aufgeklebt oder mit Bürohefter angeheftet, auf eine A4-Seite auch mehrere kleine Belege gemeinsam. Kostengruppen nicht vermischen, sondern nach Art trennen. Telefonbelege zusammen, Requisiten zusammen, Benzinbelege zusammen, Büromaterial zusammen. Die Belege jeder Kostengruppe nach Datum sortiert zusammenfassen.

Sollten für die Produktion auch Ländereffekte wegen der Förderung relevant sein, sind die Belege auch nach Bundesländern zu trennen.